如何拯救你的专注力

 作者:古尔浪洼(来自豆瓣)
来源:https://www.douban.com/note/705492433/
优秀员工

最近我收到信息里,很多人跟我抱怨同事、下属在工作中缺乏专注力,从而导致工作质量低下,效率偏低。他们希望我有空的时候,专门写写专注力这个话题,帮他们出出主意,看看如何才能解决周围同事的专注力问题。

有趣的是我收到这些信息的高峰期的时候,正是我专注于工厂年前放假的事,忙得不可开交的时候,所以我就只好一直拖呀,拖呀,一直拖到现在,公司终于放假了,我也才有时间坐下来,认真思考并动手写这个话题。

其实,在收到大量的留言以前,我就已经发现,在职场上,工作中,专注力正在普遍变成越来越稀缺的资源,而且还在不断的扩散中。

比如,我看到很多人,包括那些经常在网上写文章教别人如何专注的人(也可能包括我),在做一件事情的时候,很容易出现如下的几种状况:

  1. 不做最关键的事情,而是将大部分的精力投入到了与之相关的简单的事情上去了;
  2. 一件本该只需要花很少时间,而且立即可以做完的事情,却总是拖延,最后花了好几倍,乃至好几十倍的时间才完成;
  3. 因为拖延导致时间不够用,结果总是在救火,几乎没有时间去做一些应该做的事情;
  4. 因为时间不够用,或者做得不够好,而不断陷入自责和愧疚的状态,不断负面循环。

以上我所列举的四种情况,其实就是人们无法管理好自己的时间和注意力,导致专注力缺乏的明显症状。

实际上,不独你是或者你身边的人是这种状况,这种现象正在全世界蔓延;而很多的互联网公司,正是通过谋杀你的专注力来赚钱的。

比如,最近几年迅速崛起的Netflix的CEO里德就曾在员工大会上说:很多人都在讲我们的对手是Facebook、Twitter、Instagram,因为这些软件在和我们争抢用户的时间。但其实,我们真正的对手是人类的睡眠。

你没有看错,也没有理解错,现在你的专注力下降、注意力分散,你和你周围的同事做事越来越没有效率,不是你们的能力太差,也不是你们比以前的人退化了,而是你们的专注力和时间,被越来越多的互联网公司有预谋地谋杀了!

不信?看看你周围吧,看看你的上司、同事和下属,有多少人是在一边工作,一边不停刷微信、微博?看看那些出车祸的司机,有多少是一边开车,一边低头看手机造成的;看看那些带小孩出去出了事的父母,有多少是因为低头看手机,从而忽略了对小孩子看管而造成的?看看候车室、地铁里、马路上,多少人低着头看手机而导致错过了高铁、坐过了站点、掉到了下水沟、撞到了站牌上?

从这个角度讲,其实你需要的并不是抱怨别人的专注力如何如何的差,其实你最应该做的,是赶紧检查你的手机和你的时间应用状况,拯救你的专注力。

如果够用心,你会发现,随着手机功能的进一步强大,无线办公的进一步普及,以及最近炒得火热的所谓5G时代的来临,你面临的情况将会更加严峻。所以,越早意识到这个问题,越早开始拯救你的专注力,你可能在未来就会变得越优秀,越有机会成功。

那到底要怎样才能拯救我们的专注力呢?下面是我根据自己的经验和心得,总结出来的4点技巧和方法,希望能帮到你。

与客户交流

1.重新认知专注力,减少分心

何为专注力?不同的人有不同的解释。学术的解释,是把视觉、听觉、触觉集中在某一个事物上的能力。如果转换成普通人能立即明白并可以清晰执行的解释,就是指一个人专心与某一事物的能力。

实际上,作为一个成人,一个职场人,专注的概念可以理解的非常简单,那就是:在生活和工作中,能将你从多个方向中解放出来,一次只将精力放在一件事情上的能力。

为什么我要反复强调这个概念呢?因为科学研究发现:一旦你的大脑习惯了随时分心,即使在你想要专注的时候,也很难摆脱这种积习。所以清晰准确理解这个概念并在日常工作和生活中力求做到,对于我们来说,非常重要。

比如说,需要排队等5分钟或者是在餐厅坐等朋友—都是用刷手机来打发,那么你的大脑就可能已经被重新编排,从某种程度上说,就像是研究所里说的“心智残疾”。

这时你已经不专注了,或者说你已经丧失了专注力了。如果更深层一点讲,那就是你已经分心了,此时,你的大脑已经不能够胜任深度和重要的工作了,即使你平时训练过专注力也没用。

因此,与其偶尔从分心中拿出部分时间来专注,你更应该学会的,则应该是从专注中规划出偶尔的分心。

注意,这是两个完全不同的概念,也是两种完全不同的操作模式。

特别是在这个手机和网络完全渗透进我们的生活和工作中的每一个角落的时代,任何一次不经意的滑动手机的动作,都是对专注力的一次破坏。因此,预先计划好你使用手机和网络的时间,对我们而言,就显得非常地重要。

唯有预先就做好了管理手机和使用网络的时间,才能真正做到在这些时间之外完全避免使用手机和网络。

专注

2.明确自己的目标,导向清晰

在《深度工作》这本书中,作者曾经举过一个例子。

美国第32任总统罗斯福在学生时代,爱好十分广泛,有拳击、摔跤、健身、舞蹈、阅读诗歌和自然学,他也把自己的课余时间都投入到了这些爱好中。

但是,他的学习成绩并没有因此惨不忍睹,相反,在大一7门课程中,他有5门优秀。

他是怎么做到的呢?

从上午8点半到下午4点半这8个小时,他预留出时间给背诵和班级课程、体育锻炼(通常是一天一次)以及午饭,余下的时间全部用于专注学习。

通过在这些时间内只攻读课业并以极大的强度攻读,他可以实现最高效的时间利用。

实际上,罗斯福所用的这种方式,就是我们踏入职场后,上司培训我们的一个非常重要的原则,80/20原则。

不管是在生活中,还是工作中,实际上我们80%的时间所做事情,效率基本都不高,真正重要的成绩,往往是只占其中的20%的时间里所做出来的。

上面提到的罗斯福的学习效果也是。他是将80%的时间用于发展爱好,而将20%的时间用于专注学习。虽然,表面上看起来,他在学习上投入的时间教其它爱好上投入的时间要少得多,但效果却数百倍于其它时间的收获。

问题是,为什么很多人会执念于80%的事情呢?答案是这80%要么出于道德,要么出于习惯,总之做起来一定会比20%更简单,有趣,也更有背后的责任,心理动机。

因此,如果想要尽快做出结果,就必须要搞清楚,我们现在所做的所有事情里,80%最重要的到底是什么。

如果你现在在上班,你不知道你今天能做好的最重要的事情是什么,你可以尝试下这样的方法:用一支笔,一张纸,写下你今天要做的所有工作,然后选出2-3项你认为最有价值的工作,再从其中选出其中一项最最重要的去做。

接下来,在这一天的工作中,你应该投入大量的时间做这一件事,其他的事情可以授权或者分配别人去做,或者花比较少的时间去做。这件事情,你不能只是做到有效率,或者有效果,而是要做到有效能,也就是做好这一件事情,能一大批类似的都会见效,不必重复去做了。

不管是在一个月的工作中, 还是一天的工作中,集中精力在20%重要的事情上,往往可以都能让你事半功倍。在这个步骤中,最为重要的两项任务是:

1 ,知道这20%到底是什么;

2 ,怎么处理80% 的琐碎工作。

知道20%是什么,不是一下子就能训练出来的,而是需要你不断地坚持训练自己。

如果你觉得辨识20%最重要的内容有困难的话,你可以去寻求别人的帮住,比如你可以请教上司对你这段时间工作的核心期待是什么,避免自己理解错误;也可以请专家为你把脉,分析出你应该将精力放在那些重要事情上,从而避免自己无谓浪费时间。

但不管如何,无论任何时候,你都要明确你的目标是什么,并以目标为导向,并不时地像罗斯福一样发起冲锋。如果项目时间跨度太长,或者你觉得难以工作时间估算,那就干脆分段,然后设定一个硬性的截至时间。这样,你的注意力就会高度集中了。

实际上,每一次寻求20%重要工作内容,或者向20%重要项目冲刺的过程,就是一种训练自己专注力的过程,不怕有困难,困难越多,专注度就越高,你的专注力就越强。

专注工作

3.打破日常常规,适当more

虽然很多东西需要计划才能做得好。但是,计划只是计划,计划永远不能替代实际进度。有时候,在实际的操作中,具体情况可能会超过自己的最初预想。

怎么办呢?如果真的需要完成它,那就打破日常常规,完成它。

比如,写完《如何培养良好的习惯》的第二天,我就应该着手写这篇文章了。但是,第二天,我太太去香港了,将我儿子留给我照顾。我又很早起来开车送她去码头,占用了我平时的写作时间,结果没能完成。

而整个白天,我觉得觉得:嗯,今天我最重要的任务,是照顾好我儿子。于是将这篇文章的写作时间推迟了。

到了今天,我太太说,还有其它事情要忙,仍然让我照顾儿子。但是,我觉得今天不可以再拖了,如果再拖,我这篇文章可能永远都写不出来了。

于是,我利用早上儿子没有起床的时间,先写完了50%的篇幅,然后,下午,送儿子去写字班学习之后,我就立即坐在电脑前面,开始写剩下的50%。

按照我的写作规律,我应该是早上就该完成我的写作任务的,其余时间我一般不写东西。但是,这篇文章的篇幅,超过了我在早上1个半小时的写作量,因此,我就必须调整,并做出取舍,放弃其它的事情,把这篇我觉得今天能体现我80%重要工作的事情做完。

而现在,我就坐在电脑前面,十指翻飞,在写这篇文章。我必须要在我儿子结束他的写字班课程之前,完成这篇文章。如果到他下课之前,我还写不完这篇文章,那就意味着,今天,我还需要more。

即便是今天我增加了一次more,但为了完成最重要的工作,还可以在需要的时候,继续more。

有时候,完成真正重要的80%工作的秘诀,我以前没有讲过给你听的话,那可能还有一个,那就是适当的时候more。

专注工作

4.适时关闭网络,远离社交工具

为什么要关闭网络?原因很简单,就是为了远离无效时间。

因为网络的便利性,现在我们很多人都变成了网络的奴隶,常常被手机“奴役”,恨不能一天24小时都拿着手机刷新闻、打游戏或者聊天。

如果你实在闲得无聊,需要是用刷手机的方式来打发时间和消遣时光的话,你刷刷手机倒无可厚非。

但如果不是,你本身就有很多事情需要做,但你的时间又大部分被手机所占据着的话,那么,你就要果断关闭网络了。

即便是工作需要,你也没必要24小时开着网络。

你可能会说,我们公司很多信息,都在微信上传递,我们老板喜欢在微信上发布信息,询问工作进度。我如果关了网络,他万一问起来,我没有及时回答,怎么办呢?

简单,那就不要着急回答了,选个合适的时候再回答。

那何为何时的时候呢?我拿我自己的情况做给例子,来回答这个问题。

我以前的公司,大家都喜欢拉群,不管什么大小事,都喜欢拉给群,然后在群里一阵猛发信息。

说实话,随意拉群,在大群里无休止发信息,其实是一种非常浪费时间,切信息传递低效的行为,除非群里发的东西跟所有人都相关,如果不是,对大部分人就是垃圾信息。

所以,你不必为没有看和回应99%的垃圾信息而恐慌和自责。我就不会。

我是怎么做的呢?我一般在早上看看群里的有没有发给所有人的信息。之后,我会关闭网络。两个小时候后,我再打开看看,有没有重要信息。如果两个小时中间有,我就回一下,没有我到中午再打开看看,回复。

如果有紧急而我没看到的信息怎么办呢?放心,如果是紧急的,发信息的人会打电话来。如果两个小时没有回复都不打电话来,那就说明不够急,也不需要两个小时中间回复。

实际上,微信不是最佳的沟通工具和信息传递渠道。不要为没有做到秒回自责,也不要因为有人写了文章《不秒回微信的人,一看就不靠谱》就焦虑。

你仔细去观察一下,凡是工作能力强,工作效率高,职位高,做很多重要决策的人,都不是秒回信息的人。因为他们的时间很重要,如果见到信息都秒回,他就根本做不了什么事。

因此,他需要管理好他的时间,不会浪费时间去做“秒回”这种看似有效率,其实没有任何价值的事情。更重要的衡量指标,是他有没有遗漏重要信息不回应,会不会发没价值的信息给别人。能做到这个标准的人,往往才是时间管理的好、专注力好的人。

实际上,一个对自己有高要求的人,一个懂得管理时间的人,从来就不会被手机和网络所“奴役”,即便是有空闲时间,他也不会沉迷在手机的社交软件上。他们宁可给大脑找一些高质量的替代活动,比如阅读、锻炼身体、和良师益友交往。

在QQ上找老朋友聊天,在微信群和朋友圈不停刷屏,其实是一种非常低效和低影响力的社交活动。与其如此,还不如调整自己,把时间花在与朋友共进午餐,拜访专家学者和专业人士,面对面交流和请教问题上面,再不济,像我这样写写公众号文章也好。

这样不但会提高你社交的质量和影响力,还能帮住你取得目标上的更大成功。

虽然完全戒掉微信可能对我们来讲很困难,但我们完全可以给它做减法。就像汪涵在《火星情报局》里说的,他把范冰冰、陈坤微信都删了。

他直言当自己朋友圈人数达到一百多时,他就会觉得“有些可怕,要把一些没有意义的,全都删掉。

如果你有空,不妨也删删你微信上那些一年半载都不联络一次的好友试试看。也许删除好友后,有需要的时候,打个电话去问候,比你留着他们的名字但永远不联络更有效率,也更轻松,更自在,甚至可能会自在得一塌糊涂。

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