怎样写好一封得体规范的电子邮件?

什么是「好」邮件,有哪些关键要素

  • 标题清晰易读:能让阅读者快速抓住重点,仅通过标题不用点开正文就能判断事项优先级; 如,对外:【来自 XX(公司名)】XX 事项合作确认清单;对内:【XX 项目】上线所需资源申请
  • 送达无误:正确使用收件抄送密送。「收件人」是需要了解并对此事做出回应的对象;「抄送人」是仅仅需要知晓事件的对象,ta 可以不用做出回应;「密送人」是需要知晓事件,但不便公开让所有收件人知道邮件被发给这个人
  • 目标明确:邮件是为了让收到邮件的人知晓某件事情,还是对某件事情做出回应?需要在邮件中明确
  • 清晰简洁,重点突出:用最简单的文字和结构化的方式,把需要传递的信息整理好,并罗列层次,善用格式 highght 重点
  • 下一步行动计划:落实具体事项、责任人、DDL
  • 语言习惯一致:和邮件阅读对象保持一致的沟通语言,比如内部沟通中使用内部员工都能理解的术语名词,对外沟通中不使用只有组织内才能理解的名词,换成大众都能理解的说法,或对专业名词做出解释
  • 语气友善,注重邮件礼仪

有哪些训练自己写好邮件的小技巧

  • 观察公司内部面向全组、全业务线乃至整个公司的邮件,这样的邮件往往结构完整、措辞经过雕琢,可以作为正面范例
  • 将自己带入读者的视角,发送前通读一遍,看能不能理解邮件所传递的信息。
  • 发送之前检查:标题、收件人、正文(错别字)、附件(是否放了)

「好」邮件的例子

内部沟通(人力资源服务公司的销售拜访客户后公司内部同步信息的场景)

  • 标题:【XX 公司】拜访后情况同步(日期)
  • 【拜访对象】:XX 公司 HRM 、招聘负责人
  • 【主要情况】:该客户是XX行业区域内头部客户,成立于19XX 年,目前人员3XXX 人,业务类型是 XX,近年在调整业务范围,因此需要某专业技能的人才,本次初次拜访,过往了解过我司,但从未合作过。
  • 客户痛点是基于承载战略的要求,新事业部需要有专业人才和懂专业的管理人员,但目前不知道这部分人从那儿找,内部选拔该以何种标准和方式、外部招聘从什么渠道和标准选人,都是问题。基于这样的需求,给客户介绍了我司的 XX 服务和产品,未来可能合作的点包括:XX、XX 和 XX;风险可能有:XX、XX 和 XX。
  • 和客户达成共识的下一步行动计划:……
  • 内部需要做的下一步行动计划:准备客制化方案下次拜访,DDL 是 X 月 X 日,需要@某同事 约客户再次拜访进行当面讲解,继续挖掘需求和推进商业合作进程。

外部沟通(合作方邮件举例)

  • 标题:【来自 XX】XX 合作形式介绍
  • 感谢 XX 公司对我司产品的认可,基于贵司的业务类型,可以共同开展以下形式的合作:1…… 2…… 3……
  • 以上,如果贵司有更多想法和策划,欢迎随时沟通,X 个工作日后我会再次和您联系,探讨和推进后续合作计划。

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